Berikut ini, kami akan memberikan mengenai bagaimana cara membuat konsep acara yang kreatif dan menarik sehingga akan dapat menarik banyak pengunjung dan tentunya calon sponsor untuk ikut berkontribusi ke dalam acara tersebut.

Agar suatu acara dapat terlihat kreatif dan menarik, banyak hal yang bisa anda lakukan, dan bahkan tidak selalu dengan membuat suatu acara menjadi unik alias belum pernah dilakukan sebelumnya oleh siapapun.

Yang terpenting di sini adalah anda harus memastikan acara tersebut akan meninggalkan kesan yang mendalam dan menyenangkan bagi mereka yang berpartisipasi, baik sebagai pengunjung, peserta, pengisi acara, ataupun penyandang dana dan sponsor.

Dengan membuat suatu acara yang berkesan, tentunya akan menghasilkan suatu pengalaman tersendiri dan akan membuat acara anda terlihat semakin menarik, dan bahkan kreatif, sehingga akan terus dibicarakan oleh semua orang.

Lalu, bagaimana cara membuat acara yang berkesan, menarik, dan bahkan kreatif tersebut ?

Tentunya kesemuanya akan dimulai dari penyusunan konsep acara yang matang, menarik, tetapi akan tetap masuk akal untuk dilaksanakan, dan akan dapat mengundang minat dan ketertarikan, baik dari para sponsor, calon pengunjung, atau calon peserta.

Cara Membuat Konsep Acara yang Kreatif dan Menarik

Ada beberapa tahapan yang bisa anda coba lakukan pada saat menyusun konsep acara, yang apabila anda terapkan maka diharapkan akan dapat membantu anda menbuat suatu konsep acara yang kreatif dan menarik, yang akan kami jelaskan berikut ini:

Pertama-tama yang perlu anda lakukan dalam membuat konsep acara yang menarik adalah dengan cara mencari referensi acara lain sebanyak-banyaknya, terutama yang sesuai dengan event yang akan anda buat.

Ini berguna untuk memancing ide kreatif anda sendiri, karena dengan melihat berbagai referensi acara, bisa jadi anda akan terpikirkan suatu ide baru, ataupun hasil percampuran dari referensi-referensi tersebut.

2. Pelajari Studi Kasus dari Acara yang Pernah Ada

Tidak hanya melihat referensi dari luarnya saja, anda juga harus membedah setiap acara yang anda ambil sebagai contoh, dan mencoba mengupas apa saja yang dibutuhkan guna acara tersebut berjalan dengan baik.

Dengan begitu anda jadi lebih memahami apakah acara yang serupa juga bisa anda lakukan atau tidak, dan kalau tidak mungkin dilakukan, apa kira-kira alternatif yang bisa anda coba.

Pahami juga siapa yang mensponsori acara tersebut, dari industri apa, siapa target pengunjungnya, berapa harga tiket masuknya, di mana lokasinya, apa kendala yang kira-kira mereka hadapi, dan lain sebagainya.

3. Menyusun Konsep Awal

Langkah selanjutnya adalah mencoba membuat draft kasar dari konsep yang ingin anda ajukan setelah melihat dan mengamati contoh kasus yang pernah ada, tanpa harus membutuhkan data yang valid.

Buatlah konsep awal yang hanya berisikan elemen-elemen nya saja tanpa harus ada perumusan rencana anggarannya seperti apa, guna membantu anda membentuk suatu kerangka dasar dari konsep acara tersebut.

4. Buang Elemen yang Tidak Perlu

Setelah konsep awal jadi, selanjutnya anda harus memilah dan membuang elemen-elemen yang sekiranya tidak diperlukan, baik karena anda angap akan sulit dilaksanakan, atau yang anda anggap hanya akan menjadikan biaya semakin bengkak, atau faktor-faktor lainnya.

Yang dimaksud elemen di sini bisa dari beragam hal, misalnya konsep desain panggung, gimmick dari acara, pengisi acara, spesifikasi sound system dan lighting, atau hal apapun yang anda masukkan ke dalam konsep awal tersebut.

5. Buat Daftar Vendor yang Terkait dan Cari Harga

Setelah anda membuang elemen-elemen yang tidak perlu, langkah selanjutnya anda sudah bisa untuk mulai survei harga dan juga vendor, dan membuat daftar lengkapnya sehingga apabila konsep anda nantinya berjalan, anda sudah tidak perlu repot lagi mencari-cari.

Ini juga berguna untuk mengantisipaso apabila kesiapan anda dipertanyakan oleh atasan, ataupun calon sponsor atau pemberi dana, karena anda bisa mengajukan daftar vendor tersebut supaya mereka juga memahami berapa besar anggaran yang anda butuhkan dan juga kemungkinan suatu elemen bisa terlaksana atau tidak.

6. Menyusun Tim yang Kompeten

Walaupun masih tahap konsep, anda juga sebaiknya sudah mulai menyusun siapa-siapa saja yang sekiranya akan anda masukkan ke dalam tim inti pelaksana acara tersebut, dan lebih baik lagi apabila anda dapat mengkonfirmasi kesediaan mereka.

Memilih seseorang yang tepat untuk suatu posisi bisa akan meningkatkan efisiensi dan efektifitas pekerjaan anda nantinya pada saat mempersiapkan suatu acara, dan juga dapat menambah kredibilitas anda apabila orang tersebut sudah memiliki reputasi.

7. Brainstorming dengan Tim

Setelah tim terbentuk, ada baiknya anda diskusikan lagi mengenai konsep acara yang akan anda ajukan, dan mencoba mendapatkan feedback dari masing-masing anggota tim pelaksana yang anda tunjuk tersebut.

Perlu dicatat bahwa tidak serta merta usulan mereka harus anda terapkan, melainkan anda harus mempertimbangkan dengan matang apakah usulan ang diberikan benar-benar memberikan manfaat yang signifikan atau tidak.

8. Menyusun Daftar Sponsor

Setelah konsep telah anda susun dan dimatangkan, maka tahapan selanjutnya dalam cara membuat konsep acara adalah menyusun daftar nama-nama sponsor yang sekiranya akan memiliki peluang terbaik untuk mendanai acara yang akan anda laksanakan tersebut.

Pastikan calon sponsor yang anda kumpulkan memiliki target audiens yang serupa dengan target pengunjung acara anda, atau pun sesuai dengan tema kegiatan, industri yang anda sasar, atau apa saja yang sekiranya akan dapat memberikan manfaat bagi para calon sponsor tersebut.

9. Menyusun Proposal yang Menarik

Apabila konsep telah matang, tim telah siap, daftar vendor dan sponsor juga telah anda buat, maka tahapan selanjutnya adalah menyusun proposal yang menarik bagi para calon sponsor serta pemberi dana.

Isi proposal biasanya berupa paket-paket sponsorship yang berisikan imbal balik apa saja yang akan diterima calon sponsor apabila tertarik untuk mendanai acara, misalnya penempatan logo sponsor pada spanduk, brosur, penyediaan booth di lokasi acara, dan lain sebagainya.

10. Buat Survei

Untuk semakin memantapkan persiapan, anda juga bisa mencoba membuat survey kepada para calon pengunjung atau calon partisipan dalam konsep acara yang anda buat, dengan tujuan untuk mengetahui seberapa besar acara tersebut menarik minat mereka.

Karena, semenarik dan sekreatif apapun konsep acara yang anda buat menurut anda dan tim, apabila ternyata tidak dianggap cukup menarik oleh calon pengunjung atau partisipan yang anda targetkan tentunya akan percuma dan hanya akan membuang waktu serta biaya saja.

11. Kaji Ulang Konsep Acara

Anda juga perlu mengkaji ulang konsep acara meskipun telah banyak anda revisi dan hilangkan berbagai elemen di dalamnya, guna memastikan apakah ada hal-hal yang masih terlewat atau bahkan bisa ditambahkan ke dalamnya.

Tetapi anda juga harus tahu kapan waktunya anda berhenti mengkaji ulang, karena dikhawatirkan apabila telalu sering anda kaji, bisa jadi akan terlalu banyak tambahan yang membuat konsep acara melenceng terlalu jauh dari tujuan awalnya.

Tips Mendapatkan Sponsor

Setelah konsep selesai anda susun, tentunya anda harus mulai bergerak mencari sponsor atau pemberi dana untuk acara yang ingin anda buat tersebut, dan bisa dibilang ini merupakan tahapan yang paling sering menemui kendala.

Mulai dari membuat janji temu dengan perwakilan dari calon sponsor yang sulit, lalu banyak juga sponsor yang tidak tertarik untuk memberikan dana tetapi hanya ingin menyumbangkan produk mereka dengan imbalan setara dengan sponsor pemberi dana, hingga lamanya waktu yang dibutuhkan untuk pencairan dana tersebut.

Karenanya, kami akan memberikan beberapa tips yang bisa anda coba untuk mendapatkan sponsor, sehingga diharapkan akan mempermudah anda pada saat memasuki tahapan yang satu ini dan acraa akan berjalan dengan lancar.

Beberapa tips tersebut antara lain adalah:

1.   Pastikan sponsor memiliki target pelanggan yang sama dengan target pengunjung atau partisipan dari acara anda,

2.   Buat deadline untuk anda mencari sponsor, dan jangan terlalu mepet dengan hari H dari acara tersebut,

3.   Tentukan target berapa minimal dana yang harus anda dapatkan dari sponsor,

4.   Bersikap profesional pada saat berkomunikasi dengan calon sponsor,

5.   Rancang proposal semenarik mungkin, baik dari segi desain maupun dari segi paket sponsorship yang anda tawarkan,

6.   Tetap semangat dan jangan mudah putus asa, karena sangat lumrah untuk sponsor tidak merespons anda ataupun menolak proposal anda, sehingga anda sebaiknya segera beralih ke calon sponsor selanjutnya.

7.   Apabila sponsor mengajukan barter produk, jangan langsung ditolak, karena bisa jadi anda bisa menggunakan produk mereka untuk menambah nilai acara anda.

Dengan mencoba menjalankna beberapa tips tersebut, kami harapkan usaha anda untuk mendapatkan sponsor akan lebih membuahkan hasil sehingga konsep acara yang anda ingin selenggarakan bisa berjalan dengan aman, lancar, serta tidak kekurangan dana.

Kesimpulan

Membuat konsep acara yang kreatif dan menarik memang tidaklah mudah, karena membutuhkan pengalaman serta pengetahuan yang luas dari anda tentang jenis acara yang ingin anda selenggarakan tersebut.

Akan tetapi hal tersebut bukannya tidak mungkin, karena dengan melakukan langkah-langkah yang tepat, anda bisa menyusun suatu konsep acara yang akan mendatangkan banyak pengunjung serta menarik minat dari para calon sponsor sebagai pemberi dana.

Intinya adalah dengan tidak berhenti belajar dari acara-acara yang pernah digelar, memastikan acara tersebut mungkin untuk dilakukan, serta tidak malas untuk selalu merevisi dan mengkaji ulang, serta mau beradaptasi apabila pada kenyataannya konsep acara yang anda inginkan tidak bisa terwujud 100% pada saat pelaksanaannya di lapangan.

Kami harapkan panduan mengenai cara membuat konsep acara yang kami berikan ini akan dapat membantu anda merealisasikan konsep yang telah anda buat secara matang sehingga bisa mendatangkan keuntungan dan juga memberikan kepuasan serta kebangganan pribadi bagi diri anda sendiri.